【徹底解説！】業務効率化が必要な4つの理由と具体的な進め方とは？

昨今、業務効率化の必要性が頻繁に叫ばれるようになりました。この記事を読んでいる方には、既存の事業におけるオペレーション効率をどのように改善すれば良いのか、頭を悩ませていらっしゃる方も多いのではないでしょうか？

業務効率化を行うにあたり、そもそも「何故それが必要なのか」、そして「どのように進めていけば良いのか」、いまいち良く分からない、という方もいらっしゃると思います。

この記事では、

以上についてわかりやすく詳しく解説してまいります。

なお、本記事は、以下のような方にオススメです。

• 中小企業経営者
• ベンチャー企業経営者
• 企業の経営企画に携わられている方
• 事業を立ち上げたばかりの方
• これから事業を立ち上げようとされている方（フリーランス含む）
• 経営について学ばれている方

業務効率化とは？

そもそも、業務効率化とは何でしょうか？

業務効率化とは、

組織内の仕事を進めるためのプロセスからムダを省き、よりスムーズに業務を進める状態にすることで、生産性を高めていく作業

のことを指します。

業務効率化が必要な4つの理由

では、何故そのように「ムダを省く作業」や「スムーズに業務を進める状態にすること」が必要なのでしょうか？

これを把握するためには、日本経済が直面している深刻な課題などを理解する必要があります。

①人口減少により労働力が少なくなるため

内閣府の発表によると、2015年から日本は人口減少が始まり、この減少傾向が現在も継続しています。現在の日本の人口は1億2600万人ですが、内閣府の予測によれば、2045年過ぎには1億人を切り、2060年には8700万人を切る状態になります。

また、高齢者率（全人口における65歳以上の人口が占める割合）は以下グラフの通り年々上昇し続けており、1980年には10%に満たなかった高齢者率が2015年には26.8%に達し、2060年には40%近くになると予測されております。

また、総務省の調査によれば、世界的にも日本の高齢者率は群を抜いて高く、2018年の段階で日本は28.1%とダントツにトップとなっており、今後はこの世界第１位の高齢者率の状態が維持され続けると見られています。

こうなると気になるのが労働力人口の推移ですが、内閣府によれば、急速に進む少子高齢化により「生産年齢人口」と見られる15-64歳の人口は既に減少傾向にあり、2010年ごろから急激に生産年齢人口が減少しており、その傾向が更に勢いを増すことになりそうな予測を立てています。

つまり、日本経済においては、人口減と更なる少子高齢化により生産年齢の人口が急速に減少する可能性が極めて高く、マンパワーがなくとも仕事や業務が進むプロセスを構築することが喫緊の課題である、と言えます。

②感染予防対策として非接触状態を保つ必要があるため

2020年は様々な側面において歴史の転換点となりました。新型コロナウイルス感染症（COVID-19）が世界的に蔓延し、多くのビジネスが深刻な影響を受けました。

感染を回避するためには「3密」（「密閉」「密集」「密接」）を防ぐ必要があることから、人々同士が接触することを極力防ぐべく、世界的に「非接触」でビジネスを推進していくことが早々に求められていきました。

以下のグラフをご覧ください。東京都が都内にある従業員30人以上の企業2,034社に対して実施した「テレワークの導入に関する実態調査」によれば、コロナ前（令和元年）とコロナ後（令和2年）で比較すると、導入している企業が2倍以上に増えています。また、約4分の3の企業がテレワークを導入している又は導入する予定がある、と回答しています。

コロナウイルス感染症の蔓延は止まるところを知らず、2021年1月初旬現在で世界の感染者は8300万人を超えており、気候に左右されずに感染が広まっていることから、今後も長期間に渡って感染が拡がることが予測されています。

このことから、非接触状態で業務が回るシステムをしばらくの間定着させる必要がありそうです。

③日本経済全体が生産性を向上できる余地があるため

日本は国土の狭い中でGDP（国内総生産）世界第２位を長年維持し、現在もなお世界第３位であることから、「労働者の生産性が高い国」と見られています。

しかし、OECD（経済協力開発機構）の労働生産性に関する調査によれば、時間あたりの労働生産性は、OECD加盟37カ国中日本は21位に甘んじているという結果になりました。また、一人当たりの労働生産性は、OECD加盟37カ国中日本は26位となっています。

この調査は、就業時間や一人あたりの付加価値による換算がベースとなっていますが、アメリカの労働者と比較すると、日本は47.9ドルで、アメリカは77.0ドル。つまり、アメリカの労働生産性は、日本の日本の労働者よりも1.6倍高い、ということが言えます。

この調査から、日本がGDPで世界第３位を維持できているのは、生産性の高さは効率の悪さを長時間労働でカバーしたものであると考えられ、必ずしも労働効率が良いということが言えます。日本人は、アメリカ人の1.6倍長く働かないと、同じ価値を形成できない、ということになります。

「日本人が優秀」というのは全くの幻想です。日本人は、世界的に見て圧倒的に非効率的な働き方をしているのです。アメリカでは17時退社が一般的ですが、日本は2-3時間毎日残業するのが当たり前、という生活スタイルになってしまっています。

このデータを見て、どうお感じになりましたか？決して「アメリカにはやっぱり追いつけない」と悲観することはありません。むしろ、「伸び代がある」ということが言え、労働効率性を上げていけば、生産人口減少という厳しい中でも経済成長ができるポテンシャルが存在する、ということです。

④長時間労働是正の必要があるため

前述のとおり、日本においては効率の悪い働き方を長時間労働でカバーしてきたのは間違いないと言えます。

G7主要国の年間労働時間比較を見ると、意外な結果が現れます。日本は約1700時間と、アメリカ、イタリア、カナダのそれより下回っているように見えます。

意外ですよね？失礼な言い方ですが、イタリアの人々は、日本人よりも働いていないというイメージがあるのに、日本の労働時間がイタリアのそれを下回るという結果に。

ところが、これにはからくりがあります。

日本では、パートタイム労働者が2017年には31%と、1990年代前半と比較すると倍増しています。少子高齢化を背景に人手不足が続き、6-7割の企業が人手不足に直面しているという統計データもあります。

企業は人手不足の対策として、主婦や高齢者などに採用の幅を広げ、結果的にパートタイム労働者が増えています。パートタイム労働者の労働時間は正社員の半分程度なので、パートタイム労働者の比率が上がれば一人あたりの平均労働時間が減っていく、という構造です。これが、上記の世界比較における労働時間を押し下げている理由です。

では、正社員をはじめとする一般労働者の労働時間はどのように推移しているでしょうか？以下のグラフのとおり、この20年近く労働時間は2000時間を超過しており、全くと言っていいほど是正されていません。この2000時間はG7各国よりも断然多くなっています。

長時間労働は健康面などへの強い悪影響を及ぼします。以下は総務省や厚労省による調査の内容ですが、労働時間が増えれば増えるほど、睡眠や休養、趣味、娯楽の時間が減る傾向にあります。

また、労働時間が増すと、心身の不調を訴える確率が高くなります。

心身の健康の維持は人生において必須事項。特に睡眠は、人間の心身の疲れを解消し、翌日以降の身体機能を回復させることができる、唯一の機会と言っても過言ではありません。その睡眠の時間が少なくなれば、心身への悪影響を及ぼすのは当たり前だと言えます。

長時間労働は、日本経済が一刻も早い是正を求められている喫緊の課題です。

業務効率化の3つのメリットとは？

ここからは、業務効率化を行うことによる具体的なメリットの話をしていきます。

①ワークライフバランスの向上

まず、顕著に効果が実感されている例の一つが、コロナ禍において導入が急速に進んだ「テレワーク」です。

前出の東京都が実施した「テレワークの導入に関する実態調査」（従業員30人以上の企業2,034社から回答）によれば、企業がテレワークを実施したことによって一定の効果が現れていることが分かります。

以下グラフのとおり、時間的コストの削減などにおいて91.3%もの企業がその効果を実感しているという調査結果が出ています。

東京都内にある会社への通勤の平均時間は片道約1時間程度と言われていますが、往復にすると2時間。これに移動時間が加わるとさらに多くの時間が削減されていることが分かります。1ヶ月の勤務日数を22日とすれば、1ヶ月あたり丸2日分又はそれ以上の時間がセーブされていることになります。

これにより「おうち時間」が増え、家族との時間や趣味など、仕事以外の時間が増えた方が多く、ワークライフバランスが以前より取れるようになっているようです。

②コスト削減＆利益上昇

通勤にかかるコストは、当然時間だけでなく通勤費用そのものもあります。従業員数が多い企業などは特にその恩恵を受けやすく、通勤手当や交通費などをカットすることにより、大きなコスト削減となります。

また、「わざわざ出勤する必要がない」と割り切った企業は、より狭いオフィスへ移転をしたり、一部ではオフィスそのものを無くしています。

現時点ではテレワークにおけるデメリットや課題なども存在するため、2021年初頭時点ではまだオフィス移転などの動きに至っている企業はそこまで多くないものの、今後は本格的にオフィス縮小などの動きが増してくると予想されます。

企業規模が小さめの会社（例：従業員数30名程度）でも、オフィス家賃に年間数千万支払っている会社も存在します。横浜市内にある私の知り合いが経営している会社は、64坪程度のオフィスを構えて20人ほどが働いており、以下の費用を支払っていました

この企業はコロナ禍を機にリモートワーク形態に切り替え、レンタルシェアオフィスに移転しましたが、移転後は以下のような費用になりました。

つまり、年間で約10,000,000円の経費を削減できたことになります。

また、テレワーク以外にも、DX化などで業務効率化が進めば、人件費の削減やオペレーションコストの削減にも繋がります。例えば、宿泊業でこれまでレセプションを人的に行っていた施設が、無人チェックイン/チェックアウトを行うようになれば、その分人件費がセーブ出来るようになります。

分かりやすい例は、HISが運営する「変なホテル」という宿泊施設です。レセプション業務は全てロボットが行う（以下画像参照）など、システムを自動化することにより余分なオペレーションコストを削っています。

画像）「変なホテル」のロボットレセプション

③問題解決と意思決定のスピードUP

業務効率化を図るにあたって欠かせないのが、業務や経営状況などを「見える化」することですが、これをやるによって現時点で何がボトルネックになっているのかをいち早く把握し、問題解決や意思決定のスピードを飛躍的に上げることが可能となります。

私の事例で恐縮ですが、フィリピンの不動産企業を経営していた時期、営業やマーケティング活動の状況が殆どアップデートされておらず、各アカウントの取引状況が不明だったことがありました。

これを受け、CRMツールを導入し、各アカウントがどのような進捗状況なのか、営業やマーケティング部署の従業員にアップデートしてもらうような仕組みを作りました。

画像）CRMツールの画面。営業活動の全貌を見ることができるダッシュボード。

画像）CRMツールのアカウント状況。現状ステータスを把握でき、営業担当が顧客とどのような会話をしているのかを把握できる

上記を導入した結果、情報共有のスピードやしやすさが飛躍的に向上し、それぞれのアカウントにおける状況把握や問題解決における意思決定が以前より大幅に速く出来る様になりました。

業務効率化の進め方の一例

では、これらのメリットが享受できる業務効率化の進め方の一例を、私が以前コンサルティングをさせて頂いたある飲食チェーン企業における具体的事例を使ってお話ししていきたいと思います。

①課題の洗い出し

まず一番最初に取り組むべきことは、「何が問題になっているのか」「何がボトルネックになっているのか」をいち早く検出することです。

例えば、業務を効率化する、と言っても、どの業務を効率すべきなのか、何がどう非効率なのか、それらが分からなければ、スタートラインに立つことすら叶いません。

ある飲食チェーン企業で「業務が非効率的で正社員の残業時間が多く健康面でも悪影響が出ている。より業務を効率的に進め、残業時間を減らしなさい」という社長直々の通達が社内に対して行われました。ところが、「何の業務が非効率なのか」、「残業時間がどれくらいあるのか」、「健康面での悪影響とは何なのか」など、具体的な情報が示されず、ただ混乱を生んで終わってしまったことがありました。

これだけ抽象的な指示だと「何にどう着手すれば良いか分からない」という状況に陥ってしまい、更に課題解決着手への時間がかかります。

大切なこととしては、「できるだけ問題を具体的に定義する（数値化する）」ことです。

その後、社内幹部が集まり、改めて状況を詳しく整理した結果、「社員の残業時間が1日平均3時間にまでのぼっている。特に営業の残業時間が平均4時間となっており、このままでは厚労省から指導が来るレベルである」ことが分かりました。

また、残業時間が増えた結果、若手社員を中心にメンタルヘルスの悪化が心配されており、過去6ヶ月間で数名が体調不良などによる休職に入ったという状況に陥ったことも分かりました。

②課題発生の理由や原因の分析

課題が特定できた後は、その課題が発生した理由や原因を分析していくことが重要となります。

上記のケースで言えば、残業時間が多い主な理由は、以下の通りでした。

1. 営業部署内での情報共有が明確にされておらず二度手間が増えており、情報共有会議の時間が1回平均2.5時間と長丁場に及んでいる
2. 社内でもメールでのコミュニケーションが多く、非効率的なコミュニケーションで時間が奪われており、一人平均のメール処理時間が1日3時間を超えている
3. 目標や行動計画に具体性がなく、集中ポイントが分散されて非効率である

③解決策の立案＆実施

上記理由を鑑みて、解決策を打ち出していきます。

1. 営業部署内での情報共有が明確にされておらず二度手間が増えており、情報共有会議の時間が1回平均2.5時間と長丁場に及んでいる
   1. 当時、営業部署内での情報共有は、メンバー間で口頭で行うのみでした。しかし、口頭のみで行った場合、コミュニケーションを行っていないメンバーが状況を把握出来なかったり、把握した情報の理解に食い違いが起きたりするなど、とても非効率です。チーム内情報共有会議をにもとにかく時間がかかり、営業部員はどんどん疲弊していきました。
   2. そこで、この部署ではあるCRMのクラウドSaaSを導入することになりました。その結果、以前のように情報の理解に齟齬が発生することはなく、チーム内コミュニケーションもどんどん円滑になっていき、これに伴い営業成績が伸びただけでなく、会議に使う時間も平均1時間程度にまで削減できました。
2. 社内でもメールでのコミュニケーションが多く、非効率的なコミュニケーションで時間が奪われており、一人平均のメール処理時間が1日3時間を超えている
   1. 社内にはコミュニケーションのシステムがメールしか存在せず、そのメール処理にひたすら時間がかかっていたという状態が続いていました。
   2. そこで、この部署専用にチャットベースのコミュニケーションツールを導入。営業でオフィスから離れていてもリアルタイムでスピーディーにコミュニケーションができるようになり、メールの処理時間も1日平均1時間以下へと大幅に縮小できました。
3. 目標や行動計画に具体性がなく、集中ポイントが分散されて非効率である
   1. 目標や行動計画を全てKGI/KPIと設定し、各KPIごとに担当者や期限、進捗状況などを明確化することによって、各々の担当者が「どこに集中すれば良いか」が明確になりました。

以上を推進していった結果、残業時間は3ヶ月で平均1時間へと大幅削減することに成功しました。

業務効率化における今後の課題

コロナ禍をキッカケにその重要性が着目される業務効率化ですが、今後益々多くの企業が導入していくものと思われます。

前出の東京都が実施した「テレワークの導入に関する実態調査」（従業員30人以上の企業2,034社から回答）によれば、今後テレワークを継続及び拡大する意向を持つ企業は、なんと8割以上に上っています。

今後業務効率化において求められる課題とは、何でしょうか？テレワークに関して言えば、企業側からは以下のように「ペーパーレス、はんこレスなどの、社内決済手続きの簡略化」や「コミュニケーションツールの導入や充実（チャットツール、ビデオ会議システム）」などが挙げられています。

また、前出調査の自由回答においては、以下のようなフィードバックも挙げられています。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

まとめると以下のようになります。

業務効率化を検討されている場合は、まずは課題の洗い出しを具体的に行い、その理由や原因を性格に分析をした上で、どのような解決策が適切なのかを考えだすことが重要です。

また、業務効率化は長期に渡るプロジェクトとして動く場合があり、定着に時間がかかる施策もあります。その際は、継続的なPDCAを忘れないようにして実践していきましょう。

なお、エフィ・ビズでは、様々な業務の効率化を実践し成果をあげてきたコンサルタントが、具体的にどのように業務効率化のプロセスを実践していけば良いのか、相談に乗らせていただきます。

初回のミーティングは無料となっておりますで、以下からお気軽にご相談くださいませ。なお、無理に営業するようなことはありませんので、どうかご安心ください。